Referat fra styreseminaret før jul

Originalt skrevet av: May Linn Hystad

Styret hadde bestemt seg for at vi måtte gjøre noe med styreformen vår. For å diskutere dette og andre saker bestemte vi oss for å dra på styreseminar.

Etter middagen på fredagen gikk vi igjennom noen liggende saker som måtte tas tak i:

•Utøverstøtte. Esther Myrebøe, Gøril Johansen og Stian Bakken fikk utøverstøtte for 2009.

•Hijab. Styret har oppfordret NJF å komme med retningslinjer for bruk av Hijab på trening og konkurranse. I konkurranser er ikke lov med Hijab. NJF har ikke en policy enda angående Hijab på trening. NJF har gitt beskjed om dette er inntil videre opp til hver enkelt klubb å avgjøre. Styret i NJJK vedtok at en Hijab som går rundt halsen ikke er lov. Finner utøveren en løsning der Hijab ikke ligger rundt halsen kan NJJK godta dette på trening. Det sikkerhetsmessige årsaker til at vanlig Hijab ikke tillates.

•Klubbgenser. Genseren er endelig klar. Styret og trenerne får genser gratis. Når alle genserne er solgt regner vi med å gå i 0. Vi tjener altså ikke noe særlig på genserne grunnet at en del får de gratis.

•Dag hodnes 6. Dan. Søknad er sendt inn og vi ventet svar fra forbundet. I etterkant av seminaret har søknaden blitt godkjent og Dag har fått 6. Dan av NJF.

•Praktisk jobbing med rutinedokumentet

Vi avsluttet med forventningene til helgen, jeg lister det opp… hvis noen synes det noen rare punkter så er det vel bare fordi vi er litt rare i styret :-)

•Kjøtt/Protein – Kan det ha noe med at det ikke var noe kjøtt igjen til Jørn Terje ved middagen? (Egentlig vegetarhotell)

•Behandle saker som har ligget lenge

•Bedre kjent

•Arne med kimono

•Gøy

•Grundig gjennomgang av saker

•Kos (Noen tok dette bokstavelig.. hehe)

•Nye impulser

•Sosial omgang

•Motiverende

•Se fremover

•Spillerom

•Bedre samarbeid

Det var en hyggelig fredagskveld der vi sto for det meste av lyden på hotellet. Jørn Terje stakkar måtte sove uten dyne.. og det etter å ikke fått nok proteiner til middag..

Dagen etter sto vi tidlig opp for en svømmetur i bassenget. Dette var utrolig digg! Etter svømmetur var det rett inn på arbeidsrommet igjen.

Vi startet med å snakke om verdier. Hvilke verdier skal NJJK stå for og arbeide mot?

Her er det vi kom frem til med eksempler på hvordan vi viser denne verdien i praksis:

Glede

- Mange med på arrangementer (stevner, sosialt, dugnad)

- Mestring og utfordringer

- Mer kontakt med nye

- Honnør

Gjensidighet

- Vi er avhengige av hverandre

- Bidra for at jeg har et sted å trene

Ærlighet

- Følger lover og regler

- Ærlighet ovenfor hverandre

- Ærlige tilbakemeldinger

Respekt og toleranse

- Disiplin på trening

- Ikke avstraffelse av en foran alle

- Tar utøver på alvor

- Alle er like viktige

Konkurranseverdi

- Vurdere nye graderingsregler der alle må ha vært med på konkurranse enten som utøver eller heiagjeng?

- Få plan for semesteret

- Prøvd ut teknikkene i en reell situasjon

Felleskapet

- Eget sted for foreldrene.

- Ikke på mattekant

- Flere foreldre på stevner

- Aktivisere foreldre

- Åpenhet

Kvalitet

- NJJK står for kvalitet.

- Vi valgte ikke de billigste klubbgenserne fordi vi ville ha bedre kvalitet.

- Utdanne trenere

- Hente inn gamle rever

- Sende de med verv i klubben på kurs

- Unntak av dette behandles av idr.ansv/styret.

- Oppussede lokaler

- Bedre renhold

Vi benyttet også sjansen til å ha noen øvelser innimellom som blant annet å sitte to og to og gi hverandre ros.

Vi fikk i 12 tiden besøk av Vibeke Thiblin(president i NJF) og Kristoffer Halmøy(Generalsekretær). Det var veldig hyggelig samt interessant da de hadde ulike vinklinger på ting og tang.

Neste tema var hvordan vi skal styre klubben. Fungerer dagens system?

Dagens system:

Alle styremedlemmene, nestleder og leder har eget ansvarsområde/rolle som de styrer selv etter retningslinjer i rutinedokument og fra vedtak i styret. Styremedlemmet har frihet til å forme sin rolle og ta opp saker innen dette området på styremøtene.

Leder med hjelp fra nestleder følger opp disse ved behov.

Vi ble enige om at dagens system var bra men at vi trengte noen justeringer:

• Flere møter

• Færre temaer på hvert møte

• Hvert møte blir mer som et arbeidsmøte/workshop da vi gjør konkrete oppgaver

• Varamedlemmene burde aktiviseres mer

• Utarbeide mål for hver rolle

• Lage en årsplan for møter med temaer etter terminlisten

• Strammere møteledelse

• Det fungerer veldig bra å dra på seminar, Vi prøver å få til et styreseminar i halvåret som gjerne kan kombineres med trenerseminar.

Vi fortsatte

• Foreldreforening

• Lage oversikt over kompetanse. Dette punktet var det noe uenighet om da det er vanskelig å holde en slik liste oppdatert. Hvem tar jobben?

• Punktlighet, tidsnok til styremøte. Sett av minimum 1,5 time til styremøte.

• Terminliste for møter

• Orden

• Skofrisonemerke. Dette fikser Terje og Lasse

• Ansette personer? Vi føler vi trenger hjelp både til administrasjon og trening. Her hadde Kristoffer Halmøy fra NJF forberedt et innlegg om dette med å ansette personer. Dette var interessant. Dette punktet er noe styret må tenke litt over og tas opp ved senere anledning. Vi må også se om det er rom for å ansette noen i regnskap og budsjett.

• Ferdigstille vervekampanje (Arne og Narve): Infoark, Utdeling premier

• Bankterminal – Skaffes av Jørn Terje innen nybegynnerstart 2010.

• Mer promomateriale

Dette seminaret var veldig bra for styret og NJJK. Det svarte til forventningene og er noe vi bør fortsette med.

Referent May Linn Hystad